A gestão documental pode ser uma "dor de cabeça" para pessoas e empresas de qualquer tamanho.
Você (seja empresa ou pessoa física) já tem plataformas para uma gestão adequada, o que falta são documentos padronizados para uma melhor adoção corporativa e consistência operacional.
A gestão documental conhecida até hoje envolve alguns passos que, dependendo da maturidade de quem precisa pode ser um verdadeiro caos, que minimamente tinham 3 passos elementares:
Mapeamento de tipos documentais
Criação de índices para buscas
Criação de processo engessado para carregar documentos em plataformas que permitem as buscas por índices
Esse tipo de gestão leva a uma carga de trabalho pré-solução muito grande e ainda causa uma dependência de plataformas e de consultorias quando há necessidade de alterar ou adicionar tipos documentais.
BUSCAS
Buscas sempre foram o maior vilão da gestão documental e um dos maiores "vendedores" para consultorias pois ao tentar usar as ferramentas de buscas do sistema operacional como Windows e do seu email como o Outlook os resultados não eram os esperados o que fazia com que o usuário precisasse investir (ou gastar) horas procurando um documento.
O ganho da produtividade em achar documentos era o "bote" nesses casos onde as consultorias precisavam fazer o trabalho e implementar essas ferramentas de busca para que os índices identificados no mapeamento de tipos documentais respondessem as buscas dos usuários.
Esse modelo agora ficou para trás pois o objetivo de nossa solução é aplicar os índices de forma embarcada em cada documento fazendo com que ele "leve consigo" todas as informações necessárias para que as buscas de seus sistemas possam achar o documento sem necessidade de plataformas adicionais, consultorias pré e pós implementação.
SISTEMAS
As buscas com resultados ruins são fruto de falta de dados embarcados nos documentos, como nossa solução embarca esses dados nos documentos, as buscas do sistema operacional como Windows, MacOS e Linux passam ser alimentadas por dados relevantes e passam a entregar melhores resutlados.
O mesmo acontece com as buscas do seu cliente de email como Outlook, Mail e qualquer outro cliente de email que uma vez alimentado com esses dados passará a apresentar resultados adequados.
COMO FUNCIONA?
Ao utilizar nossa solução o próprio usuário pode definir quantos índicies desejar e fazer o upload do documento. Isso fará com que os índices sejam embarcados no próprio documento e enviado ao usuário por email ( forma padrão mas podemos enviar para pastas, URL's e até WhatsApp ).
Assim eliminamos as etapas mais caras do processo de gestão documental e ainda deixamos o processo maduro para o próximo passo que seriam os fluxos.
De cara eliminamos:
Serviços de Mapeamento e tipos documentais
Plataformas de armazenamento de documentos
Licenciamentos adicionais como bancos de dados e sistemas secundários
Dependência de serviços e consultorias para novos tipos documentais e novos índices
Nossa solução também é multi-plataforma no uso e nas buscas pois além do App ( iOS + Android ) também pode ser utilizada em qualquer desktop como Windows, Linux, MacOS e ChromeOS.
Funcionalidade | Método Tradicional | Métodos YS |
Criação de Tipos Documentais | Depende da plataforma e consultoria | Próprio usuário |
Índices de Busca | Gravados na Plataforma | Gravados no Documento (embarcado) |
Busca de qualidade | Na plataforma | Em qualquer sistema |
COMO TESTAR?
Para testar e validar sua viabilidade você pode baixar o nosso app gratuitamente e ainda agendar uma sessão com um de nossos especialistas.
Clique no botão abaixo para já usar a demo do ScanApp ou leia o QRCode abaixo com seu SmartPhone e use pelo celular.
Obrigado
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